Возврат или коррекция? Как правильно исправить ошибки в кассовых чеках

Когда ошибки не приведут к штрафу

 Если пользователь онлайн-кассы самостоятельно исправит нарушение, то он может быть освобожден от ответственности (согласно статье 14.5 КоАП РФ). Штраф можно избежать при соблюдении двух условий:

1. Нарушение было исправлено до того, как об этом узнала ФНС.

2. В ФНС были предоставлены достаточные сведения и документы для установления правонарушения.

Подробная информация о том, как сформировать чек коррекции, содержится в Методических рекомендациях ФНС России от 06.08.2018 №ЕД-4-20/15240@.

Значение формата фискальных данных

Для правильного исправления ошибок необходимо определить, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса составляет документы. В общем случае, в ФФД 1.05 ошибки исправляются чеком возврата, в ФФД 1.1 и 1.2 — чеком коррекции. Если же касса не использовалась при расчете, то требуется чек коррекции, и не имеет значения, по какому формату работает ККТ.

Полный перечень реквизитов чеков коррекции приведен в Приказе ФНС от 14.09.2020 ЕД-7-20/662@. Для ФФД 1.05 — в таблице 27, для ФФД 1.1 — в таблице 65, а для ФФД 1.2 — в таблице 120.

Вы можете проверить, по какой версии формата фискальных данных (ФФД) касса формирует документы двумя способами:

1. В отчете об открытии смены в поле «ФФД ККТ»: цифра 2 соответствует формату 1.05, цифра 3 — формату 1.1, цифра 4 — формату 1.2.

2. В личном кабинете ОФД. Для этого перейдите в раздел «Кассы» и выгрузите список касс в Excel. Формат будет указан в столбце ФФД напротив нужной кассы.

Какой чек сформировать, если допустили ошибку

Для избежания штрафов в случае допущенной ошибки в кассовом чеке необходимо самостоятельно исправить ее путем создания чека коррекции или возврата. Выбор типа чека зависит от формата фискальных данных (ФФД), используемого кассой. Если расчеты проводились не через онлайн-кассу, то требуется создать чек коррекции, учитывая особенности соответствующего ФФД. Важно помнить, что при исправлении ошибки до того, как о ней узнала ФНС, и предоставлении достаточных сведений и документов, пользователь может быть освобожден от ответственности и штрафов.

Для правильного исправления ошибок необходимо определить версию ФФД, по которой касса формирует документы. В общем случае, ошибки в ФФД 1.05 исправляются чеком возврата, в ФФД 1.1 и 1.2 — чеком коррекции. Если же касса не использовалась при расчете, то требуется чек коррекции, и не имеет значения, по какому формату работает ККТ.

Подробная информация о реквизитах чеков коррекции приведена в соответствующих приказах ФНС. Для определения версии ФФД кассы можно воспользоваться отчетом об открытии смены или личным кабинетом ОФД.

Чек на возврат или чек коррекции можно сформировать в рамках любой смены: сегодня, завтра и в любой другой момент, как только обнаружите ошибку.

Алгоритм для ФФД 1.05

ФФД 1.05 задуман, как переходный формат, в нем есть ряд особенностей отличающих его от последующих версий. Одно из самых заметных отличий — это усеченный реквизитный состав чека коррекции: в нем могут отсутствовать данные о предмете расчета, нельзя указать признак расчета «Возврат прихода» и «Возврат расхода». Поэтому для исправления ошибки в чеке, в ФФД 1.05 не применяют чек коррекции, в нем просто не хватает нужных реквизитов. Для исправления ошибки в формате 1.05 используют чеки на возврат.

Сначала нужно отменить ошибочный чек, для это сформируйте чек на возврат:

1. Признак расчета. Чек возврата нейтрализует ошибку, поэтому признак расчета в таком чеке должен быть «обратным». Если исправляемый чек был с признаком «приход», отменяющий чек сделайте с признаком «возврат прихода». Если на расход, то — возврат расхода.

2. Способ оплаты. В качестве способа оплаты ФНС рекомендует писать «встречное предоставление». Это значит, что деньги клиенту не возвращали. Если возврат средств был, то указывайте, каким образом: наличными или безналичными.

3. Дополнительный реквизит чека — Укажите фискальный признак (ФПД или ФП) ошибочного чека. Через ФПД вы связываете чек возврата с ошибочным чеком. ФНС рекомендует указывать ФПД ошибочного чека в дополнительном реквизите возвратного чека (тег 1192). Но у него самая низкая обязательность, поэтому его может не быть в кассовом ПО (Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@).

4. Все остальные реквизиты чека, должны быть такие же, как и в ошибочном чеке, даже неправильные сведения.

Сформируйте корректный чек. Продублируйте все реквизиты из ошибочного чека кроме неправильных и укажите корректные данные. В правильном чеке тоже укажите ФПД первого чека с ошибкой в дополнительном реквизите чека (тег 1192).

Когда сформируете корректный чек, обязательно сообщите об этом в ФНС. В заявлении опишите ошибку, опишите, как ее исправили, и укажите ФПД чеков, если это не удалось сделать в самом чеке. Описания должно хватить для идентификации каждого конкретного расчета. На подачу заявления есть три дня с момента формирования исправляющего чека. Подать заявление можно через кабинет ККТ на сайте ФНС. Налоговая может оштрафовать, если обнаружит ошибку раньше, чем вы ее исправите и сообщите о ней.

Алгоритм коррекции для ФФД 1.1 и 1.2

Для чеков коррекции в форматах ФФД 1.1 и 1.2 необходим полный набор реквизитов, позволяющий исправить любые ошибки в чеке. При отправке такого чека в ФНС, будет предоставлена достаточная информация для установления факта нарушения. Правила исправления ошибок одинаковы для обоих форматов.

Исправление ошибок должно производиться с помощью чека коррекции. Сначала необходимо отменить ошибку с помощью чека коррекции, а затем сформировать новый чек коррекции с правильными данными.

При заполнении данных необходимо учитывать следующее:

Признак расчета должен быть "обратным". Например, если ошибочный чек был с признаком "приход", то чек коррекции должен быть с признаком "возврат прихода". Аналогично для случаев с расходами.

В чеке коррекции необходимо перенести все реквизиты из ошибочного чека, включая те, в которых была допущена ошибка. Кроме того, потребуется указать:

  Тип коррекции (1173) - "Самостоятельная операция" или "0", если коррекция выполняется самостоятельно, либо "1" или "по предписанию", если исправление производится по предписанию налоговой.

   Основание для коррекции (1174), включающее:

     - Дата совершения корректируемого расчета (1178) - указывается дата отбития неправильного чека.

     - Номер предписания налогового органа (1179) - указывается только в случае, если коррекция расчета производится по предписанию ФНС.

- Дополнительным реквизитом чека является указание фискального признака (ФП или ФПД) ошибочного чека. Этот реквизит поможет налоговой идентифицировать чек, который требуется исправить.

При формировании правильного чека коррекции необходимо учесть следующее:

- Признак расчета должен соответствовать признаку в ошибочном чеке.

- Вся информация из исправляемого чека должна быть перенесена в новый чек с правильными данными.

- Тип коррекции, основание для коррекции и дата должны соответствовать данным в чеке коррекции (см. таблицу выше).

- Дополнительным реквизитом чека является указание фискального признака некорректного чека. Это необходимо для связи всех чеков, сформированных для исправления ошибки.

Если производится коррекция общей суммой чека, необходимо составить акт с перечислением всех исправляемых чеков и приложить его к заявлению. В соответствии с примечанием к ч. 15 ст. 14.5 КоАП РФ, письменное уведомление в ФНС не требуется в случае применения чека коррекции.

Однако штраф можно избежать только в случае, если информация из чека позволяет установить "события административного правонарушения". При коррекции общей суммой информации в чеке недостаточно для этого. Поэтому, на наш взгляд, требуется подробный акт и заявление.

Какой чек нужно сформировать, если расчет не был проведен через онлайн-кассу?

Алгоритм для ФФД 1.05 предполагает следующие шаги. Сначала необходимо составить акт, в котором перечисляются все расчеты без использования кассового аппарата. В акте должны быть указаны дата, наименование товара, цена, количество, стоимость и причина отсутствия применения кассы. Акту присваивается номер и дата.

Затем следует составить чек коррекции. Если касса не была использована при приеме денег, признак расчета будет "Приход". Если ККТ не была применена при выплате денег, например, при приеме металлолома, признак расчета будет "Расход".

Для основания коррекции можно выбрать "Самостоятельная операция", если ошибка была обнаружена самостоятельно, или "По предписанию", если ФНС обязала исправить ошибку. Документом для основания коррекции может быть номер акта или предписание ФНС.

Необходимо указать дату документа, являющегося основанием для коррекции. Важно помнить, что в чеке коррекции по ФФД 1.05 может отсутствовать информация о проданном товаре. В этом случае допускается составить чек на общую сумму, но обязательно предоставить в налоговую документы, позволяющие идентифицировать каждую продажу без использования кассы. Иначе можно не рассчитывать на освобождение от штрафа (см. Письмо ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@).

Алгоритм для ФФД 1.1 и ФФД 1.2

Создайте чек коррекции. 

Укажите "Приход" в разделе расчета, если касса не использовалась при приеме денег, и "Расход" - если ККТ не использовалась при выплате денег, например, при приеме металлолома.

Основание для коррекции:

"Самостоятельная операция", если вы обнаружили ошибку сами;

"По предписанию", если ошибка была обнаружена ранее налоговой службой и вам приказали ее исправить.

Укажите номер предписания налогового органа, только если вы делаете коррекцию по требованию налоговой службы, и дату совершения нарушения. Также укажите наименование товара, работы, услуги, адрес расчета и другие реквизиты в соответствии с Приказом ФНС РФ от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@.

Каждая скорректированная сумма расчета должна быть отражена в кассовом чеке коррекции отдельной строкой. Если чек коррекции создается для маркированного товара, укажите всю доступную информацию о товаре, включая код маркировки (если возможно установить такой код), наименование предмета расчета, информацию о количестве предмета расчета и другие обязательные реквизиты кассового чека коррекции. Эти рекомендации содержатся в Письме от 04.06.2021 № АБ-4-20/7806@ от ФНС. Информация о товаре передается оператору маркировки, и код выводится из оборота.

Часто задаваемые вопросы

Перепутали способ оплаты: вместо «наличные» указали «безналичные». Что делать?

Если вы ошибочно указали способ оплаты как "безналичные" вместо "наличные", то в случае ФФД 1.05 вы можете исправить ошибку чеком на возврат, а в случае ФФД 1.1 и 1.2 — чеком коррекции. Так как формат 1.05 является самым распространенным, давайте рассмотрим его пример. Для исправления ошибки сначала оформите чек с признаком "Возврат прихода" и типом платежа "Наличные", затем сформируйте правильный чек с признаком "Приход" и способом расчета "Безналичными". После этого сообщите об исправлении в ИФНС.

Касса не дает вводить дополнительные реквизиты чека. Как быть?

Если касса не позволяет вводить дополнительные реквизиты чека, то у реквизита чека (1192) самая низкая обязательность, поэтому его отсутствие не будет считаться нарушением (согласно приложению № 2 к приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@). В таком случае перечислите фискальные признаки чеков: ошибочного и отменяющего его, в сопроводительных документах.

При возврате вместо признака «Возврат прихода» кассир указал «Возврат расхода». Что делать?

Если кассир ошибочно указал признак "Возврат расхода" вместо "Возврат прихода" при возврате, то сформируйте чек на "Расход" с теми же данными, что и в ошибочном чеке, укажите ФПД первого чека, а затем сформируйте правильный чек.